Política para el tratamiento de datos personales

ALVILLA S.A.S., sociedad comercial, identificada con NIT. 860.000.989-9, con domicilio principal en la dirección Calle 10 No. 32A-12, Bogotá D.C., Colombia, reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales de sus clientes, usuarios, colaboradores, proveedores, accionistas, aliados y en general de todos sus grupos de interés respecto de los cuales ejerce tratamiento de información personal, por lo que en cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales, adoptó la presente política para el tratamiento de datos personales en virtud de la cual se establece:

PRIMERO. – NORMATIVIDAD: A continuación, se listan las principales normas vigentes en Colombia en materia de protección de datos personales, con cuyo cumplimiento ALVILLA S.A.S. está plenamente comprometida y que han sido tomadas en cuenta para efectos del desarrollo del presente documento y el Sistema Integral de Gestión de Datos Personales de ALVILLA S.A.S.

Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia
Ley Estatutaria 1266 de 2008
Ley 1273 de 2009
Ley Estatutaria 1581 de 2012
Decreto 1377 de 2013
Decreto 886 de 2014
Decreto 1074 de 2015
Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio

NOTA: Cuando se produzcan cambios legislativos o normativos en materia de Datos Personales, las referencias realizadas en este documento se entenderán modificadas por las nuevas disposiciones en los apartes pertinentes. Sin perjuicio que se realicen las actualizaciones que correspondan.

SEGUNDO. – OBJETO: La POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE ALVILLA S.A.S, establece los parámetros bajo los cuales ALVILLA S.A.S. cumplirá y garantizará la aplicación de la normatividad correspondiente a la protección de datos personales vigente, con el fin de dar un correcto tratamiento a los mismos, por lo que se procede a establecer los deberes, derechos y responsabilidades de las partes, así como el procedimiento para realizar la autorización de uso de la información, consultas y reclamos de los titulares de los datos personales y demás actividades propias que se pueden desarrollar con ocasión de esta política.

TERCERO. – ALCANCE: ALVILLA S.A.S. como responsable del tratamiento de los datos personales velará por la seguridad y calidad en el tratamiento de la información, y el cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la normativa vigente referente a la protección de datos personales, y en especial lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y las demás disposiciones que la modifiquen, adicionen o complementen. En este documento se describen los lineamientos que se llevarán a cabo para proteger los datos personales de los titulares de la información y realizar un debido tratamiento de estos.

El tratamiento que se realice por parte de ALVILLA S.A.S. se basará en la autorización otorgada por el titular y tomará en cuenta las finalidades expresamente informadas.

CUARTO. – DESTINATARIOS: La presente POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ALVILLA S.A.S., está dirigida a nuestros clientes, usuarios, colaboradores, proveedores, aliados y en general nuestros grupos de interés sobre los cuales ALVILLA S.A.S. realiza tratamiento de información personal.

QUINTO. – DEFINICIONES: Los términos utilizados en el texto de la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE ALVILLA S.A.S., que se incluyen con letra inicial en mayúscula tendrán el significado que se les asigna en el presente numeral, o en el texto del presente POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE ALVILLA S.A.S.

“Autoridad de Protección de Datos Personales”: Es la Delegatura de Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio en la República de Colombia y cualquier otra autoridad competente para la protección de datos establecida en la jurisdicción del domicilio del Responsable o del Encargado, según aplique.

“Autoridad Regulatoria”: Será la entidad de inspección, vigilancia o control competente sobre las actividades del Responsable y el Encargado, incluyendo, pero sin limitarse a las autoridades de vigilancia y control en Colombia.

“Autorización”: Consentimiento del Titular previo, expreso, informado e inequívoco para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

“Aviso de Privacidad”: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.

“Base de datos”: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

“Datos Personales”: Será cualquier información relacionada con una persona natural, como por ejemplo su nombre, edad, número de identificación, números telefónicos de contacto, y en general, aquellos datos relativos a la persona Titular de los Datos Personales, los cuales de forma separada o en conjunto permitan su identificación.

“Dato Público”: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Ejemplos: número de cédula, estado civil, conformación de la familia, su calidad de comerciante o de servidor público, registro civil, datos contenidos en documentos públicos, datos contenidos en sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas.

“Datos Semiprivados”: Son aquellos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación pueden interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas de la sociedad en general, Ejemplo: el dato financiero y crediticio de la actividad comercial o de servicios.

“Datos Sensibles”: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. Ejemplos: Origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales y/o de derechos humanos, datos relativos a la salud, datos relativos a la vida sexual, datos biométricos, hábitos de la persona.

“Datos Privados”: Son los datos que por su naturaleza íntima o reservada solo son relevantes para el Titular, pueden ser Sensibles o no sensibles. Ejemplo: fotografía personal o correo electrónico personal.

“Encargado”: Es quien, de forma independiente, acepta y acuerda realizar el Tratamiento a los Datos Personales de los Titulares por cuenta del Responsable, en concordancia con las instrucciones que el Responsable le imparta y de acuerdo con los términos de este Acuerdo o de cualquier otro contrato, convenio, acuerdo o compromiso que celebren las Partes.

“Habeas Data”: Es el derecho que tiene toda persona para conocer, actualizar y rectificar toda aquella información que se relacione con ella y que se recopile o almacene en centrales de información.

NOTA: Tratándose de excolaboradores, ALVILLA S.A.S. almacenará, aun después de finalizado el contrato de trabajo, la información necesaria para cumplir con las obligaciones que puedan derivarse en virtud de la relación laboral que existió conforme a la legislación colombiana, o en virtud de los servicios que en virtud de la relación puedan llegar a prestarse, al igual que, proporcionar las certificaciones laborales que sean solicitadas por el excolaborador o por terceros frente a quienes aquel adelante un proceso de selección.

“Ley Aplicable de Protección de Datos Personales”: Se refiere a cualquier norma de protección de Datos Personales, privacidad o normas relacionadas, referentes a la recolección, tratamiento, transferencia o transmisión de los Datos Personales de los Titulares incluyendo aquellas enunciadas en el numeral Tercero del presente documento y aquellas que las complementen, sustituyan o modifiquen.

“Medidas de seguridad”: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable o el Encargado del Tratamiento de Datos Personales, deberá manejar la información con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para garantizar la protección de los Datos Personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

“Política para el Tratamiento De Datos Personales de ALVILLA S.A.S.”: es la política que regirá el Tratamiento de los Datos Personales que haga el Responsable o que se haga por cuenta de éste.

“Responsable”: Es ALVILLA S.A.S., persona jurídica que de forma independiente, determinará la finalidad y la forma como se hará el Tratamiento de los Datos Personales.

“Titular (Interesado)”: Es una persona natural determinada o identificable, cuyos Datos Personales están sujetos al Tratamiento de los mismos por parte del Responsable o el Encargado.

“Transferencia”: La transferencia de Datos Personales tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, envía la información o los Datos Personales a un Receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

“Transmisión”: Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con el objeto de permitir al Responsable y al Encargado realizar el Tratamiento de los Datos Personales.

“Tratamiento”: Será cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre los Datos Personales, consistentes en la recolección, grabación, organización, almacenamiento, consulta, uso, divulgación por transmisión, actualización, transferencia, diseminación o cualquier otra forma y/o el bloqueo, eliminación o destrucción de los mismos.

NOTA. – INTERPRETACIÓN: Sin perjuicio de las demás normas de interpretación bajo la ley aplicable, que no contravengan las reglas que a continuación se establecen, tanto el Encargado como el Responsable acuerdan que el Acuerdo se interpretará de conformidad con las siguientes reglas:

Las definiciones que denoten singular también incluyen el plural y viceversa o en género femenino, neutro o masculino, siempre y cuando el contexto así lo requiera.
Las definiciones que no estén expresamente establecidas en la POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ALVILLA S.A.S. se deberán entender en el sentido corriente y usual que ellas tienen en el lenguaje técnico correspondiente o en el natural y obvio según el uso general de los mismos.

SEXTO. – PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: ALVILLA S.A.S. se compromete con los Titulares de la información a Tratar sus Datos Personales, de conformidad con los siguientes principios:

Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: ALVILLA S.A.S. es consciente de que el Tratamiento al que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada, que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: ALVILLA S.A.S. Tratará los Datos Personales con una finalidad legítima, de acuerdo con la Constitución Política de Colombia y la ley, la cual será informada al Titular.
Principio de libertad: ALVILLA S.A.S. Tratará los Datos Personales sólo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin autorización previa o en ausencia de mandato legal o judicial.
Principio de veracidad o calidad: la información que sea objeto de Tratamiento debe ser veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible. En ALVILLA S.A.S. está prohibido el Tratamiento de Datos Personales fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: ALVILLA S.A.S. conoce que los Titulares de la información tienen derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los Datos Personales que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: el Tratamiento está sujeto a los límites derivados de la naturaleza de los Datos Personales, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y la Constitución Política de Colombia. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Con excepción de la información pública, ALVILLA S.A.S. no pondrá a disposición los Datos Personales en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo si el acceso es técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012.
Principio de seguridad: ALVILLA S.A.S. manejará la información sujeta a Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

SÉPTIMO. – AUTORIZACIONES: ALVILLA S.A.S. solicitará la Autorización de manera que el Titular de la información otorgue su consentimiento previo, expreso e informado del Tratamiento al cual son sujetos sus Datos Personales.

La Autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular de los Datos Personales, las cuales permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el Tratamiento de su información. Dichas conductas deben exteriorizar de manera clara la voluntad de autorizar el Tratamiento.

El consentimiento del Titular se podrá obtener por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tales como, comunicación escrita, verbal, virtual o por conductas inequívocas.

En virtud de su naturaleza y objeto social, ALVILLA S.A.S. recibe, recolecta, registra, conserva, almacena, modifica, reporta, consulta, entrega, transmite, transfiere, comparte y elimina información personal, para lo cual obtiene la previa Autorización del Titular.

La Autorización que le otorgan los Titulares de la información a ALVILLA S.A.S. permite entre otras cosas, la realización de las siguientes finalidades: ofrecer y suministrar información de los productos y servicios, así como consultar, reportar y actualizar sus Datos Personales ante los operadores de información y riesgo; actualizar las relaciones contractuales vigentes y dar cumplimiento a las obligaciones pactadas, entre otras (ver numeral Octavo de finalidades).

ALVILLA S.A.S. conservará prueba de dichas autorizaciones de manera adecuada, velando y respetando los principios de privacidad y confidencialidad de la información.

Conozca aquí la Autorización para el Tratamiento de información personal que firman nuestros clientes y/o proveedores.

Así mismo, en ALVILLA S.A.S. cuando se trate de información que se relacione con los siguientes tipos de Datos Personales, se tendrán las siguientes consideraciones especiales:

Datos Sensibles: Para el Tratamiento de Datos Sensibles, ALVILLA S.A.S. informará al Titular de los Datos lo siguiente:
- Para el Tratamiento de este tipo de información el Titular no está obligado a dar su Autorización o consentimiento.
- Se informará de forma explícita y previa qué tipo de Datos Sensibles serán solicitados.
- Se comunicará el Tratamiento y la finalidad que se le dará a los Datos Sensibles.
- La Autorización de los Datos Sensibles será previa, expresa y clara.
Datos Personales de niños, niñas y adolescentes: ALVILLA S.A.S. se asegurará que el Tratamiento de este tipo de Datos Personales se realice de conformidad con los derechos de los niños, niñas y adolescentes. En este sentido, se protegerá su carácter especial y velará por el respeto de sus derechos fundamentales, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 5, 6 y 7 de la Ley 1581 de 2012, y en los artículos 6 y 12 del Decreto 1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen.

Para efectos de cumplir lo anterior, ALVILLA S.A.S. actuará de conformidad con lo siguiente:

Se solicitará Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, a efectos de realizar el Tratamiento de sus Datos Personales.
Se informará el carácter facultativo de responder preguntas acerca de los Datos Personales de los niños, niñas o adolescentes.
Se informará de forma explícita y previa cuáles son los Datos Personales objeto de Tratamiento y la finalidad de este.

ALVILLA S.A.S. informa a todos sus grupos de interés que, de conformidad con el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la Autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: (a) información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, (b) Datos Personales de naturaleza pública, (c) casos de urgencia médica o sanitaria, (d) Tratamiento de información Autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, y (e) Datos Personales relacionados con el Registro Civil de las personas.

OCTAVO. – FINALIDADES: Las siguientes son las principales finalidades con las que ALVILLA S.A.S. realiza el Tratamiento de la información personal:

Clientes:
- Conocer su comportamiento financiero, comercial y crediticio y el cumplimiento de sus obligaciones legales.
- Realizar todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y actualizar la información del cliente.
- Validar y verificar la identidad del cliente para el ofrecimiento de productos y servicios, así mismo para compartir la información con diversos actores del mercado.
- Establecer una relación contractual, así como mantener y terminar una relación contractual.
- Ofrecer y prestar productos o servicios a través de cualquier medio o canal de acuerdo con el perfil del cliente.
- Recibir información por parte de ALVILLA S.A.S. respecto a campañas comerciales actuales y futuras, promoción de productos y servicios, y demás comunicaciones necesarias para mantener comunicado y enterado al cliente mediante: llamada telefónica, mensaje de texto, correo electrónico, Facebook, Twitter, Instagram o cualquier red social de integración o mensajería instantánea, entre otros.
- Recibir mensajes relacionados con la gestión de cobro y recuperación de cartera, ya sea directamente o mediante un tercero contratado para tal función.
- Suministrar información comercial, legal, de productos, de seguridad, de servicio o de cualquier otra índole.
- Conocer la ubicación y datos de contacto del cliente para efectos de notificaciones con fines de seguridad y ofrecimiento de beneficios y ofertas comerciales.
- Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos y de mercado incluyendo contactar al cliente para estos fines.
- Conocer el estado de las operaciones (activas, pasivas o de cualquier naturaleza) o las que en el futuro llegue a celebrar el cliente con ALVILLA S.A.S., con otras entidades financieras o comerciales, operador de información, administrador de bases de datos o cualquier otra entidad similar que en un futuro se establezca y que tenga por objeto cualquiera de las anteriores actividades.
- Prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo, así como detectar el fraude, corrupción, y otras actividades ilegales.
- Realizar, validar, autorizar o verificar transacciones, incluyendo, cuando sea requerido, la consulta y reproducción de Datos Sensibles tales como la huella digital, imagen o voz, entre otros.
- Realizar encuestas de satisfacción concerniente a los servicios prestados por el ALVILLA S.A.S.
- Consultar multas y sanciones ante las diferentes autoridades administrativas y judiciales o bases de datos públicas que tengan como función la administración de datos de esta naturaleza.

Proveedores:
- La información solicitada al proveedor podrá incluir información de la persona natural o jurídica según corresponda. Así mismo, es posible que se solicite información de los empleados del proveedor o aliado que se encuentren dedicados a cumplir alguna función o relación con ALVILLA S.A.S. que por la labor desempeñada requieran acceso a las instalaciones, a los aplicativos y/o sistemas u otros de la organización.
- Realizar el proceso de vinculación del proveedor con ALVILLA S.A.S., generando el desarrollo de los procedimientos internos, los cuales son de relacionamiento, contables, financieros, comerciales, logísticos, entre otros.
- Administrar y verificar antecedentes comerciales, reputacionales y los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo, así como para detectar y/o prevenir el fraude, corrupción y otras actividades ilegales, por parte del proveedor o sus empleados en relación con la operación de ALVILLA S.A.S.
- Gestionar y fortalecer las relaciones contractuales con el proveedor, permitiendo un mayor control en las obligaciones asumidas por las partes.
- Revisar y evaluar los resultados del proveedor, con el fin de fortalecer los procesos de contratación dentro de ALVILLA S.A.S.
- Ofrecer y prestar productos o servicios a través de cualquier medio o canal de acuerdo con el perfil del proveedor.
- Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercado y financiera a partir de los resultados del proveedor o aliado.

Aspirantes y colaboradores: La información que ALVILLA S.A.S. recolecta de aspirantes o candidatos a cargos dentro de la organización es tratada con la finalidad de realizar la evaluación de ingreso y el proceso de vinculación del aspirante. El tratamiento de la información personal de nuestros colaboradores tiene como finalidad la gestión de las relaciones laborales existentes con éstos, así como el desarrollo de las diferentes actividades establecidas por la organización. Entre las cuales resaltamos las siguientes:
- Dar cumplimiento a las obligaciones y derechos derivados de su actividad como empleador, y a las actividades propias de su objeto social principal y conexo, las cuales pueden ser realizadas directamente o con el apoyo de terceros con los que se compartirá su información para los fines relacionados con el objeto del contrato.
- Compartir sus datos personales con las autoridades (judiciales o administrativas) nacionales o extranjeras cuando la solicitud se base en razones legales, procesales, y/o tributarias.
- Acceso y autorización de los beneficios establecidos por el empleador, según los requisitos definidos en cada caso.
- Consulta de sus Datos Personales en las listas internas de control, en cumplimiento de las normas nacionales y políticas internas asociadas al Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo – SARLAFT, así como el cumplimiento con estándares de ética e integridad establecidos por ALVILLA S.A.S.
- Para entregar su información a los fondos de empleados y fondos mutuos de inversión a los cuales ha autorizado para conocer la misma.

Accionistas: La información y los Datos Personales de los accionistas, incluida información personal, de contacto, así como la información y documentación suministrada a través de canales virtuales, canal telefónico, correo electrónico y actualizaciones de información serán recolectados, consultados, actualizados, modificados y procesados directamente por ALVILLA S.A.S. y/o por los terceros designados por éste, para los siguientes fines:
- Realizar las actividades de administración integral del libro de registro de accionistas.
- Brindar la información relacionada con trámites, quejas y solicitudes de los accionistas.
- Dar acceso a la información a las autoridades judiciales o administrativas que soliciten dichos datos en ejercicio de sus funciones.
- Administrar el riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y de corrupción.
- El cumplimiento de las actividades y fines necesarios de la relación emisor con los accionistas.

Acceso a edificios, vigilancia y seguridad de las instalaciones:
- Contar con información de cada uno de los trabajadores, del personal Outsourcing que labora al servicio de ALVILLA S.A.S. y de los visitantes que ingresen a las instalaciones de la organización.
- Controlar e identificar el acceso a las instalaciones de la organización.
- Mantener la seguridad y control de accesos a los edificios y otras instalaciones.

NOTA: ALVILLA S.A.S. les informa a todos los Titulares que los Datos Personales recolectados directamente en los puntos de seguridad de las sedes administrativas, edificios, sucursales y otras instalaciones, que sean suministrados en documentos del personal de seguridad, y los Datos Personales obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de ALVILLA S.A.S., se utilizan con fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones.

NOVENO. – DERECHOS DEL TITULAR: Los Titulares de la información que es objeto de Tratamiento por ALVILLA S.A.S. podrán:

Conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar sus Datos Personales y ser informados del Tratamiento que ALVILLA S.A.S. realiza sobre los Datos Personales.
Presentar solicitudes y reclamos relacionados con la regulación vigente en materia de protección de Datos Personales.
Solicitar revocatoria de la Autorización y/o supresión de un Dato Personal en el caso de determinarse que ALVILLA S.A.S. presenta una conducta contraria a la regulación vigente. La solicitud de supresión o revocatoria no procederá cuando los Titulares tengan el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de ALVILLA S.A.S.

En concordancia con el art. 20 del Decreto 1377 de 2013, el ejercicio de los derechos anteriormente mencionados podrá ejercerse por las siguientes personas:

Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Por estipulación a favor de otro o para otro.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

DÉCIMO. – DEBERES DE ALVILLA S.A.S: ALVILLA S.A.S. como responsable de los Datos Personales almacenados en sus Bases de Datos, se compromete a:

Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
Solicitar y conservar copia de la Autorización otorgada por el Titular o prueba de ésta.
Informar al Titular sobre las finalidades de la recolección, los usos de sus Datos Personales y sus derechos en razón a la Autorización otorgada.
Conservar la información en condiciones de seguridad para prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
Garantizar que la información suministrada a terceros o encargados del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información que tenga algún tercero o Encargado, respecto de todas las novedades en relación con los datos suministrados y adoptar las medidas necesarias para que la información esté actualizada.
Rectificar la información cuando tome conocimiento de que es incorrecta.
Velar por que los terceros y/o Encargados del Tratamiento de la información personal de la cual es Responsable ALVILLA S.A.S., cuenten con medidas y políticas efectivas para garantizar el adecuado Tratamiento de dicha información. Asimismo, les exigirá el compromiso de acogerse y dar aplicación a lo previsto en la presente POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DATOS PERSONALES DE ALVILLA S.A.S. y demás lineamientos establecidos por ALVILLA S.A.S. o certificar que sus políticas internas recogen cuando menos las disposiciones aquí previstas. En caso de no ser posible la emisión de la certificación, ALVILLA S.A.S. deberá corroborar que las políticas internas de los terceros y/o Encargados recogen criterios de seguridad y/o privacidad equivalentes o superiores a los aquí previstos. En este sentido, los terceros y/o Encargados deberán adoptar las medidas y condiciones de seguridad y privacidad para los Datos Personales, que sean compartidos con estos, cuando menos al mismo nivel de protección adoptado por ALVILLA S.A.S.
Darle trámite a las consultas y reclamos formulados de conformidad con lo previsto en la POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE ALVILLA S.A.S y en la ley.
Informar a la Autoridad de Protección de Datos Personales cuando se presenten violaciones de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

DÉCIMO PRIMERO. – ATENCIÓN DE CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS: Los Titulares de la información cuando requieran realizar alguna consulta, queja o reclamo podrán hacer uso de:

1. Consultas: Los Titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona que pueda tener un interés legítimo, podrán solicitar que se les informe sobre los Datos Personales del Titular que se encuentren almacenados en cualquier Base de Datos de ALVILLA S.A.S.

De acuerdo con lo anterior, ALVILLA S.A.S. garantizará el derecho de consulta, dándole a conocer la información personal vinculada al Titular.

Las consultas que versen sobre temas de acceso a la información, constancias de la Autorización otorgada por el Titular, usos y finalidades de la información personal, o cualquier otra consulta relacionada con la información personal entregada por parte del Titular, deberán presentarse por medio de los canales habilitados por ALVILLA S.A.S.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando no sea posible atender la consulta dentro del término previsto, se informará al interesado, señalando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la consulta, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

2. Reclamos

Corrección, actualización, supresión y revocatoria: Los Titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona con un interés legítimo, que considere que la información contenida en alguna de las Bases de Datos de ALVILLA S.A.S. deba ser objeto de corrección, actualización o supresión o que adviertan un posible incumplimiento de los deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, podrán presentar un reclamo siguiendo con los requisitos del artículo 15 de la misma ley.

Requisitos para presentar un reclamo:
- Identificación del titular o de quien está presentando la reclamación, señalando su nombre y número de identificación.
- Describir el motivo del reclamo de forma clara y expresa, donde se establezcan los hechos que originaron el mismo, presentando los documentos que pretenda hacer valer.
- Acreditar el interés legítimo con el que actúa quien presenta el reclamo y adjuntar, en caso de ser necesarios, los soportes correspondientes.
- Señalar el teléfono, la dirección física o electrónica a la que se deba notificar y remitirse la respuesta de la solicitud.

En todo caso, si el reclamo está incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, ALVILLA S.A.S. entenderá que ha desistido del reclamo.

Cuando ALVILLA S.A.S. no sea la entidad competente para resolver el reclamo presentado, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, y se informará de dicha situación al interesado.

En el caso que el reclamo sea recibido completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda permanecerá hasta que el reclamo sea resuelto y se ajustará de acuerdo con los procedimientos internos.

Ahora bien, el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se resolverá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los Titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona con un interés legítimo, podrán presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, pero sólo una vez hayan agotado el trámite de consulta o reclamo ante ALVILLA S.A.S., como Responsable y/o cualquier Encargado, de conformidad con lo previsto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

Supresión de la información: En caso de solicitar la supresión de toda o parte de su información personal deberá tener en cuenta que ALVILLA S.A.S. analizará el requerimiento realizado. Sin embargo, no procederá la supresión de la información en caso de que el Titular tenga algún deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos que administra ALVILLA S.A.S.

Revocatoria de la Autorización: En caso de solicitar la revocatoria de la Autorización de sus Datos Personales, ALVILLA S.A.S. analizará el requerimiento realizado y comunicará al Titular si esta revocatoria procede.
No obstante, no procederá la revocatoria de la Autorización en caso de que el Titular tenga algún deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos que administra ALVILLA S.A.S.
Las consultas y reclamaciones presentadas se tramitarán de acuerdo con los procesos y procedimientos internos.

DÉCIMO SEGUNDO. – CANALES DE ATENCIÓN DE CONSULTAS QUEJAS Y RECLAMOS: ALVILLA S.A.S. tiene habilitado para los Titulares de los Datos Personales los siguientes canales de atención para el ejercicio de sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir, su información personal.

Dirección:	Calle 10 No. 32A – 12, Bogotá D.C., Colombia.
Teléfono:	(601) 370 0088
Correo Electrónico:	contabilidad@alvilla.com
Horario de Atención:	Lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
Sitio Web:	www.alvilla.com

DÉCIMO TERCERO. – TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES: Eventualmente ALVILLA S.A.S., como responsable de la información personal almacenada en sus Bases de Datos y en desarrollo de las finalidades descritas en el presente documento, podrá realizar Transferencia o Transmisión nacional o internacional de Datos Personales.

ALVILLA S.A.S. está comprometido con verificar el nivel de los estándares de protección y seguridad del país receptor de la información personal, realizar la declaración de conformidad (cuando aplique) y suscribir contrato de Transferencia u otro instrumento jurídico que garantice la protección de los Datos Personales objeto de Transferencia.

En virtud de esta relación de intercambio, ALVILLA S.A.S. ha adoptado diversos lineamientos para la relación con terceros, con el fin de proteger la información objeto de esta actividad.

En aras de proteger la información, ALVILLA S.A.S. verificará si la Superintendencia de Industria y Comercio ha incluido al país respectivo en la lista de países que ofrecen un nivel adecuado de protección de datos o revisará la normativa vigente en el país receptor de la información, para determinar si se cuenta con las condiciones idóneas para garantizar niveles adecuados de seguridad para la información objeto de Transmisión o Transferencia.

DÉCIMO CUARTO. – VIGENCIA: La presente POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE ALVILLA S.A.S. empieza a regir a partir de la fecha de su aprobación en 08 de agosto de 2022.